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山东畜牧兽医职业学院学生档案管理规定

2015年07月21日 10:00  

第一章  总则

第一条  为规范学生档案管理,发挥学生档案在学生日常管理、毕业、就业以及干部考核等方面的作用,依据《高等学校档案管理办法》,结合学院实际,制定本规定。

第二条  学院学生档案管理工作实行院、系两级管理。教务与科研处和团委学生工作处是学院学生档案管理的职能部门,负责制订管理办法并组织实施。系部具体管理本部门学生档案,接受教务与科研处和团委学生工作处的业务指导与监督。

第二章  职责分工

第三条  教务与科研处和团委学生工作处职责

(一)对系部学生档案管理工作进行指导与监督。

(二)指导系部完成新生档案的建档工作。

(三)指导系部完成学生档案材料的日常归档工作。

(四)指导系部完成毕业生档案的整理、排序、封签等工作。

第四条  系部职责

(一)贯彻执行学院学生档案管理工作的政策和规定,接受教务与科研处和团委学生工作处的指导与监督。

(二)落实专人负责学生档案管理工作。

(三)负责接收、整理、分类、统计、保管本系部学生档案。

(四)负责新生的建档工作。根据学生学籍变动情况,做好档案的重新分类归档工作。

(五)配合相关部门做好学生档案的查阅、借阅工作。

(六)负责毕业生档案材料的整理、密封以及与招生就业处的毕业生档案材料的交接工作。

(七)负责终止学籍、转学学生的档案转递和学生政审档案的转递等工作。

第五条  其他部门职责

(一)招生就业处负责新生档案的接转和毕业生档案的转递等工作。

(二)组织人事处负责学生党员组织关系档案的归档、存放、转接等工作。

(三)团委学生工作处负责学生团员组织关系档案的归档、存放、转接等工作。

(四)学院办公室负责历届毕业生档案的保管、查阅、开具毕业生学历证明等工作。

第三章  档案收集范围

第六条  学生档案是指学生进入中学学习之日起,到大学(中专)毕业这段时间个人历史的真实记载。存档材料主要包括:

(一)中学期间的材料,包括学习成绩表、奖惩材料、毕业生登记表、体检表等;

(二)高考(中考)形成的材料,包括考生登记表、高考成绩表、体检表、政审表等材料;

(三)大学(中专)期间的材料,包括新生录取简明登记表、新生入学登记表、新生体检表、学籍卡、学业成绩表、操行评定手册、毕业生登记表、报到证副本等;

(四)大学(中专)期间的奖励材料,包括各类优秀团员、优秀学生、优秀毕业生评审表,各类奖学金以及其他奖励等事迹材料。处分材料包括警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍及解除处分等材料;

(五)学生组织材料,主要指学生入党()材料;

(六)其他可供组织参考有保存价值的材料。

第四章  归档要求

第七条  新生入学后,由招生就业处将新生高考(中招)期间形成的档案材料和高中(中学)档案材料移交相应系部,系部学生档案管理人员应认真做好档案的接收工作。

第八条 系部应将移交的学生相关材料及时归入本人档案,归档材料必须是办理完毕的正式材料。系部学生档案管理人员应自觉执行党和国家对学生档案管理的有关规定,确保档案的完整与安全。

第九条  归档材料应完整、齐全、真实,文字清楚,对象明确,由承办部门或个人署名,注明形成材料的时间。

第十条  凡规定由组织部门审查盖章的归档材料,须有组织部门盖章。规定要与本人见面的材料,如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等,一般应有本人的签字。特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织部门注明。归档材料应按时间顺序排列装档,材料齐备,不得丢失。

第十一条  学生档案材料的载体一般应使用A4规格的办公用纸,材料左边应留出2.5 3厘米 的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写笔书写。除电传材料需要复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。

第十二条  档案袋封面印制要求的内容应填写完整,不得空缺。

第十三条  第六条中的第(一)、第(二)、第(四)项和第(三)项中的新生体检表、新生入学登记表、学业成绩总表、操行评定手册、毕业生登记表、报到证副本等档案材料,系部须于每学年的 715日前 整理完毕,教务与科研处和团委学生工作处审核后由系部密封、盖章后移交招生就业处转寄。

第六条第(三)项中的新生录取简明登记表由招生就业处于录取工作结束后3个月内转学院综合档案室存档;学籍卡由系部于次学年寒假前整理后交教务与科研处,教务与科研处汇总后于次学年6月底前和学业成绩表一并转学院综合档案室存档。

学籍变动学生的档案材料由系部保管。

第五章  监督管理

第十四条  教务与科研处和团委学生工作处应加强对学生档案材料收集归档工作的监督和检查,建立定期档案检查制度,及时研究解决收集归档中的问题。

第十五条  系部要加强学生档案管理工作,保证收集归档工作的顺利进行。

第十六条  档案管理人员要忠于职守,熟悉业务,掌握政策,认真鉴别,严格把关,保守秘密。在学生档案管理上要体现服务意识,运用现代化管理手段为毕业生就业工作提供服务。

第十七条  系部要加强学生档案管理工作的硬件设施建设,建立符合国家标准的档案存放环境,做好档案的防火、防盗、防潮工作,保证学生档案材料的安全。

第十八条  对借阅、借用的学生档案,未经批准不得抽调、翻印、转借、公开引用、涂改、增删、污损档案中的任何材料及文件;对所借学生档案或经批准复制的材料要严守机密,妥善保存。对违反本规定,涂改、伪造学生档案材料的要追究责任,严肃查处。

第十九条  学生转学、退学或毕业就业后,学生档案管理人员应将其档案及时转递给有关单位,并保存档案回执。

第二十条  学生档案必须经严格密封通过机要文件转递,必要时可派专人送达,不准交本人自带。

第二十一条  报考国家公务员、参军入伍等毕业生在其考察期间需调档的,须出具相关部门的调档函和个人有效证件,方可调档。

第六章  附则

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